30.01.2023

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Das Ende des Papierreichs: 1,4 Milliarden Seiten digitalisiert


Laut einer Studie der Aristoteles-Universität Thessaloniki aus dem Jahr 2019 über Bürokratie im öffentlichen Sektor sind 40 „Schritte“ erforderlich, um eine direkte Bestellung abzuschließen, z. B. den Kauf von Büromaterial für eine Universität.

Dieselbe Umfrage ergab, dass aus den 32 Schritten von 2014 bis 2019 40 wurden. Dies führte auch zu einer weiteren wichtigen Schlussfolgerung: Von 40 Schritten erforderten nur fünf keine physische Unterschrift auf Papier.

Geschichten vom alltäglichen Wahnsinn

Eine weitere Studie aus dem Jahr 2008, das Ergebnis einer ursprünglichen Arbeit von Ärzten des Nafplio-Krankenhauses, zeigte, dass für eine kleine Operation und einen zweitägigen Krankenhausaufenthalt 61 Formulare und 44 handschriftliche Notizen mit denselben Daten auf Papier erforderlich waren, was insgesamt etwas mehr als vier Quadratmeter einnimmt Meter. Zuletzt, Anfang Dezember 2021, beleuchtete die griechische Ausgabe von Kathimerini eine der vielen Geschichten des alltäglichen Wahnsinns: Ein griechischer Steuerzahler wurde aufgefordert, eine eidesstattliche Versicherung abzugeben, um seine Versicherungserfahrung im Ausland zu bestätigen, dass er… am Leben!

Dies sind nur einige der amüsanten, wenn auch sehr kostspieligen und herzzerreißenden Geschichten, die mit der Papiermonarchie verbunden sind. Es ist kein Zufall, dass das Wort „χαρτοβασίλειο“ (Königreich aus Papier) bereits 1885 in Griechenland aufgezeichnet wurde. Der griechische Staat hat in den letzten Jahren versucht, im öffentlichen Sektor vom Papier wegzukommen, und die Verwendung von Faxgeräten wird bis Januar 2021 schrittweise eingestellt. Aber es ist bekannt, dass die Digitalisierung und Durchführung jeglicher Transaktionen zwischen Bürgern und dem Staat über die gov.gr-Plattform schwierig sein wird, wenn staatliche Dokumente auf Papier bleiben:

Durch den Wiederherstellungsfonds

„Eine der großen Lücken, die der griechische Staat hat, ist, dass Papierdokumente nicht digitalisiert wurden. […] Ein sehr großer Geldbetrag aus dem Recovery Fund fließt in die Digitalisierung, um Papier in digitale Dokumente umzuwandeln“, sagte kürzlich Kyriakos Pyrrakakis, Staatsminister für digitales Management. In der Tat das größte Projekt in der Geschichte des griechischen Staates zur Digitalisierung von Papier Archiv wird derzeit umgesetzt: Aus der Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse der ausgeschriebenen Projekte durch „K“, deren Umsetzung teilweise bereits begonnen hat, werden voraussichtlich mehr als 1,4 Milliarden Seiten digitalisiert die nächsten drei Jahre, die derzeit in ganz Griechenland in Ministerien, EFKA, Stadtplanungsämtern und Gerichten gefaltet werden.

1,6 Millionen Kisten mit Dokumenten werden von ihrem jetzigen Standort auf das Firmengelände umgezogen, das die Aufgabe der Aufbewahrung übernimmt.

Um zu verstehen, was eine vollständige Papierlagerung bedeutet, reicht es aus, sich vor Augen zu führen, dass für die Lagerung von 100 Millionen A4-Seiten – viele zu digitalisierende Dokumente sind größer – 40.000 Kartons (40 Millionen x 30 Millionen x 25 Millionen) oder 10.000 Schubladen mit vier Regalen und einer Fläche von ​​15.210 Quadratmeter.

Somit wären mehr als 152.000 Quadratmeter erforderlich, um über 1,4 Milliarden Seiten zu digitalisieren, was verständlich ist, wenn man bedenkt, dass die gesamte bebaute Fläche des geplanten Regierungsparks auf dem Territorium von ΠΥΡΚΑΛ (der im Gebiet von Daphni gebaut wird) beträgt etwa 133.000 Quadratmeter.

Die Schätzungen sind bescheiden, da sie keine Aufzeichnungen (hauptsächlich Gerichtsakten) enthalten, für die entschieden wurde, sie in diesem Stadium nicht zu digitalisieren. Nicht berücksichtigt ist auch die Fläche der 1,6 Millionen Kartons, die von ihrem derzeitigen Lager- und Verwaltungsstandort auf das Gelände der Projektgesellschaft (Verkapselung und Transport) gebracht werden. Tatsächlich werden einige der Archive in diesen Kisten dauerhaft aufbewahrt, und die zuständigen Behörden werden entscheiden, was genau es sein wird.

Kategorisierung

Die Digitalisierung von mehr als 1,4 Milliarden Seiten beinhaltet nicht nur das Scannen, sondern auch eine komfortable Kategorisierung anhand von Schlüsselwörtern (Metadaten), um eine schnelle Suche nach den gewünschten Informationen zu gewährleisten. Das ist keine leichte Aufgabe, denn es erfordert nicht nur Handarbeit, sondern auch die richtige Auswahl der Dateien für die Digitalisierung.

„Eine der Voraussetzungen für einen vollständigen Übergang zur digitalen Regierung ist die Digitalisierung von Papierarchiven von Regierungsinstitutionen und -organisationen“, sagt Stavros Astenidis, Generaldirektor der K. Informationsgesellschaft. Einige der größten Digitalisierungsprojekte umfassen 3,5 Millionen städtische Aufzeichnungen mit mehreren Seiten, 600 Millionen Seiten im Besitz von 390 Hypothekenregistern und über 300 Millionen Seiten im Besitz von 368 Gerichten und Staatsanwälten in ganz Griechenland.

Basierend auf der Veröffentlichung cathimerini.



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